Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

WindStar Medical GmbH
Bessie-Coleman-Str. 13
60549 Frankfurt am Main
Tel.: +49 (0) 69 6540 272 101
E-Mail: office.management@windstar-medical.com

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

AGOR AG
Herr Sascha Hesse
Niddastraße 74
60329 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutz@windstar-medical.com

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere

• Ihre Stammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (z.B. Ihre private Anschrift, E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer)
• Ihr beruflicher Lebenslauf, Ausbildung, Schulbildung
• Soweit gesetzlich vorgeschrieben oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt: Behinderungen und gesundheitsbezogene Informationen
• Sonstige Qualifikationen (z.B. Führerschein, Sprachkenntnisse, etc.)
• Sofern angegeben sonstige freiwillige Angaben: Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Foto, etc.
• Sonstiges: insbesondere Arbeitserlaubnis, Aufenthaltstitel

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen (insbesondere Behörden) erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

II. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, ArbZG, etc.).

In erster Linie dient die Datenerhebung und -verarbeitung der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 88 DSGVO, i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder der Unternehmensgruppe zu Zwecken der Unternehmenssteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke, sowie zu statistischen Zwecken.

Die unternehmensweite Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer*innen ist zudem aus Kostenspargründen, zur Vereinfachung und Beschleunigung interner Prozesse, zur Vermeidung von Fehlern und im Sinne der Datensparsamkeit und Datenminimierung notwendig

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Unternehmen insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Soweit erforderlich holen wir Ihre jederzeit für die Zukunft widerrufbare Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zur Verarbeitung Ihrer Daten in folgenden Fällen ein: Übertragungen innerhalb der Unternehmensgruppe, längere Speicherdauer der Bewerbungsunterlagen / Bewerberpool, Assessment Center.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

III. Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Personalabteilung, Betriebsrat, Abteilungsleiter) Ihre personenbezogenen Daten, die für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens zuständig und Entscheidungsträger über den Bewerbungsausgang sind.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Bewerberpool, Entsorgung von Bewerbungsunterlagen).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Behörden (z. B. Ausländerbehörde, Bundesagentur für Arbeit, Gerichte)
• Bank des Bewerbers für den Fall, dass z.B. Reisekosten erstattet werden
• Rechtsanwälte
• Ehemalige Arbeitgeber bei Vorliegen einer entsprechenden Einwilligung

IV. Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.

Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter: datenschutz@windstar-medical.com

Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

V. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Unternehmen und Arbeitgeber in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Unabhängig davon gilt im Arbeitsverhältnis eine allgemeine Speicherfrist von drei Jahren nach § 195 BGB.

Schließen wir einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Wird die Einwilligung zur längeren Speicherung, Aufnahme in das Bewerbertool und/oder zur Datenweitergabe in der Unternehmensgruppe erteilt, erfolgt eine Löschung erst nach Ablauf dieses Zeitraums, es sei denn, der Bewerber erteilt uns erneut eine Einwilligung zu den vorgenannten Sachverhalten.

VI. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Vereinzelte personenbezogene Daten können in den USA verarbeitet werden. Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen als auch weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search (in Englisch) entnehmen.

VII. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, das Bewerbungsverfahren mit Ihnen durchzuführen.

VIII. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Es findet keine automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt.